Dijital Arşivlemede Yeni Bir Yaklaşım: Standart, Sürdürülebilir ve Kuruma Ait Bir Sistem
Günümüzde kurumların sahip olduğu bilgi ve belgelerin güvenli, düzenli ve erişilebilir biçimde saklanması, yalnızca bir arşivleme faaliyeti olmaktan çıkmış; kurumsal hafızanın korunması ve sürdürülebilirliği açısından stratejik bir gereklilik haline gelmiştir.
Kurumumuzda bu ihtiyaç doğrultusunda geliştirilen YKY Arşiv Uygulaması, hem arşivcilik disiplininin temel prensiplerini hem de modern yazılım teknolojilerini bir araya getiren bir yapı olarak hayata geçirilmiştir.
Açık Kaynak Teknolojilerle Geliştirilen Bir Sistem
Yapı Kredi Araştırma Kütüphanesi olarak kendi öz kaynaklarımızla geliştirdiğimiz YKY Arşiv Uygulaması, Python programlama dilinin web çatısı olan Django kullanılarak geliştirilmiştir. Açık kaynak kodlu teknolojilerin tercih edilmesi sayesinde kurumumuz herhangi bir lisans maliyetiyle karşı karşıya kalmadan, ihtiyaçlarına uygun bir arşiv sistemi oluşturabilmiştir.
Uygulamanın veritabanı olarak MySQL kullanılmaktadır. Yayınlanması ve çalıştırılması için ise Apache 2.4 tercih edilmiştir. Böylece yazılımın geliştirilmesinden sunucu ortamına kadar olan süreçte, lisans maliyetlerini artıracak kapalı kaynaklı ve ücretli çözümlere ihtiyaç duyulmamıştır.
Bu tercih yalnızca maliyet avantajı sağlamamaktadır. Açık kaynak yaklaşımı; sistemin kurumun ihtiyaçlarına göre geliştirilebilmesi, sürdürülebilmesi ve gerektiğinde yeni işlevlerle genişletilebilmesi açısından da önemli bir esneklik sunmaktadır.
Teknoloji Kadar Önemli Olan: Arşivcilik Yaklaşımı
Bir arşiv yazılımının başarılı olabilmesi yalnızca hangi programlama diliyle yazıldığına veya hangi veritabanının kullanıldığına bağlı değildir. Asıl önemli konulardan biri, yazılımın arkasındaki arşivleme mantığının doğru kurulmasıdır. Özellikle kurumumuzun günlük iş ve işlemleri sonucu ortaya çıkan modern arşiv malzemeleriyle, yayıncılık tarafında üretilen kurumsal hafıza içeriği ve kütüphane bünyesinde yer alan özel arşiv koleksiyonlarının tek bir merkezden yönetilebilmesini sağlayacak senaryo ve teknik altyapı üzerinde yoğunlaşılmıştır. Fiziksel ortamda bulunan kağıt, cd, dvd, plaket vb. çok farklı malzeme türleri stabil ya da hareketli görüntü formatları olarak sisteme aktarılmaktadır.
Arşiv Uygulaması geliştirilirken bu yaklaşım temel alınmış ve yazılım mimarisi arşivcilik disiplininin gerekliliklerine göre oluşturulmuştur. Sistemin temelinde birim > dosya > belge hiyerarşisi bulunmaktadır. Bu yapı, kurum içerisindeki organizasyonel yapının arşiv kayıtlarıyla ilişkilendirilmesini sağlamaktadır. Bir başka ifadeyle; kurumda bulunan birimler, bu birimlerin ürettiği dosya türleri ve söz konusu dosyaların içerisinde yer alan belgeler birbirleriyle ilişkili bir bütün olarak ele alınmaktadır. Bu sayede belge yalnızca sisteme yüklenen bağımsız bir dosya olmaktan çıkmakta; kurumsal üretim süreci içerisindeki yeri ve ilişkileriyle birlikte anlam kazanmaktadır.
Dijital Arşivin Temeli Fiziki Arşivdir
Dijital arşiv uygulamalarında sıklıkla gözden kaçırılan önemli bir nokta bulunmaktadır: Yazılım, doğru kurgulanmamış bir arşiv yapısını tek başına düzeltemez.
YKY Arşiv Uygulaması’nda kullanılan hiyerarşik yapının sağlıklı şekilde çalışabilmesi için fiziki ortamdaki arşiv düzeninin de aynı mantık doğrultusunda oluşturulması gerekmektedir.
Birimin hangi dosyaları ürettiğinin, bu dosyaların nasıl sınıflandırıldığının ve belgelerin hangi dosya altında tutulacağının doğru belirlenmesi, dijital sisteme aktarılacak yapının temelini oluşturmaktadır.
Dolayısıyla dijital arşiv projesi yalnızca bir yazılım geliştirme çalışması değil; aynı zamanda kurumun mevcut belge üretim, sınıflandırma, saklama ve erişim süreçlerinin gözden geçirilmesini sağlayan bir kurumsal dönüşüm çalışmasıdır.
Kişilere Değil, Kuruma Ait Bir Bilgi Sistemi
Projenin en önemli hedeflerinden biri, kurum içerisinde zaman içerisinde oluşmuş kişilere bağlı bilgi ve belge sistemlerini ortadan kaldırmaktır. Bilginin belirli kişilerin bilgisayarlarında, kişisel klasörlerinde veya yalnızca ilgili personelin bildiği yöntemlerle saklanması, kurum açısından önemli riskler oluşturabilir. Görev değişiklikleri, personel ayrılıkları veya bilgiye sahip kişiye ulaşılamaması gibi durumlarda kurumsal hafızanın bir bölümüne erişim zorlaşabilir.
Arşiv Uygulaması ile bilgi ve belgelerin kişilere bağlı olmaktan çıkarılarak kurumsal bir sistem içerisinde tutulması hedeflenmiştir. Böylece bilgi, belirli bir kişinin sahip olduğu veya yönettiği bir kaynak olmaktan çıkarak kurumun ortak ve sürdürülebilir hafızasının bir parçası haline gelmektedir.
Bilgiye Tek Noktadan Erişim
Sistemin bir diğer temel amacı, kurum içerisinde farklı ortamlara dağılmış bilgi ve belgeleri mümkün olduğunca ortak bir yapı altında toplamaktır. Merkezi bir arşiv yapısı sayesinde kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgiye ulaşmak için farklı kişilerden, bilgisayarlardan veya fiziksel arşiv alanlarından destek alma ihtiyacının azaltılması amaçlanmaktadır. Bu yaklaşım aynı zamanda standartlaşmayı da beraberinde getirmektedir. Belgelerin belirli bir hiyerarşi içerisinde sınıflandırılması ve ortak kurallar çerçevesinde sisteme dahil edilmesi, kurum genelinde arşivleme kültürünün oluşmasına katkı sağlamaktadır.
Sonuç: Teknolojiden Daha Fazlası
YKY Arşiv Uygulaması’nı yalnızca kurum içerisinde kullanılan bir yazılım olarak değerlendirmek doğru olmayacaktır. Bu çalışma; açık kaynak teknolojilerin sağladığı maliyet avantajını, arşivcilik disiplininin getirdiği düzeni ve kurumsal hafızanın korunması ihtiyacını aynı çatı altında buluşturan bir dönüşüm projesidir.
Django, MySQL ve Apache 2.4 gibi açık kaynak teknolojiler uygulamanın teknik altyapısını oluştururken, birim > dosya > belge yaklaşımı sistemin arşivcilik temelini meydana getirmektedir. Asıl hedef ise teknolojinin ötesindedir: Kurumun bilgi ve belgelerini kişilere bağlı olmaktan çıkararak kurumsal bir hafıza oluşturmak, bilgiye erişimi kolaylaştırmak ve sürdürülebilir, standart bir arşiv yapısı meydana getirmektir.
Çünkü iyi bir dijital arşiv yalnızca belgeleri saklayan bir sistem değil; kurumun geçmişini koruyan, bugününe hizmet eden ve geleceğine bilgi taşıyan yaşayan bir kurumsal hafızadır.
Yaşar Kaya
Yapı Kredi Kültür Sanat Yayıncılık A.Ş. Yapı Kredi Araştırma Kütüphanesi
